E-Rechnung ab 2027: Was Unternehmen jetzt beachten müssen
Die E-Rechnung ist bereits seit dem 1. Januar 2025 ein zentrales Thema im Rechnungswesen. Für viele Unternehmen galten in den Jahren 2025 und 2026 jedoch noch großzügige Übergangsregelungen. Ab dem Jahr 2027 wird die Umstellung deutlich verbindlicher. Besonders Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen sich darauf einstellen, Rechnungen an andere inländische Unternehmen grundsätzlich als E-Rechnung auszustellen.
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung, die per E-Mail versendet wird. Ein normales PDF erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden. Das Format muss eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. In der Praxis kommen dafür insbesondere Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD in Betracht.
Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft grundsätzlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Damit sind vor allem sogenannte B2B-Umsätze gemeint. Rechnungen an Privatpersonen sind von der umsatzsteuerlichen Pflicht zur E-Rechnung regelmäßig nicht betroffen. Auch für bestimmte steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise sowie Leistungen von Kleinunternehmern gelten Ausnahmen.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Empfang und Ausstellung einer E-Rechnung. Bereits seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dafür genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Eine Ausnahme für den Empfang gibt es grundsätzlich nicht. Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, obwohl sie selbst unter bestimmten Voraussetzungen keine E-Rechnung ausstellen müssen.
Für die Ausstellung von Rechnungen gelten Übergangsfristen. In den Jahren 2025 und 2026 dürfen Unternehmer noch Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, einfache PDF-Rechnungen verwenden. Ab 2027 wird diese Erleichterung eingeschränkt. Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr mehr als 800.000 Euro betragen hat, müssen ab dem 1. Januar 2027 bei inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen die Übergangsregelung noch bis zum 31. Dezember 2027 nutzen. Spätestens ab 2028 ist die E-Rechnung dann grundsätzlich für alle betroffenen Unternehmen verpflichtend.
Für die Praxis bedeutet das: Unternehmen sollten nicht erst zum Jahreswechsel 2026 auf 2027 reagieren. Die Umstellung betrifft nicht nur das Rechnungsprogramm, sondern den gesamten Rechnungsprozess. Es muss geklärt werden, ob die eingesetzte Software E-Rechnungen erstellen, empfangen, prüfen, visualisieren und ordnungsgemäß archivieren kann. Außerdem sollten Zuständigkeiten im Unternehmen festgelegt werden. Eingehende E-Rechnungen müssen erkannt, geprüft und so gespeichert werden, dass die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfüllt werden.
Besondere Aufmerksamkeit verdient die Archivierung. Bei einer E-Rechnung ist insbesondere der strukturierte elektronische Teil der Rechnung aufzubewahren. Es reicht nicht aus, nur eine ausgedruckte Version oder eine PDF-Ansicht abzulegen. Die Rechnung muss elektronisch so gespeichert werden, dass sie während der Aufbewahrungsfrist unverändert verfügbar bleibt.
Auch für den Vorsteuerabzug bleibt eine ordnungsgemäße Rechnung entscheidend. Solange eine sonstige Rechnung aufgrund der Übergangsregelungen noch zulässig ist, kann sie weiterhin eine ordnungsgemäße Rechnung darstellen. Nach Ablauf der jeweiligen Übergangsfrist sollte jedoch darauf geachtet werden, dass bei betroffenen B2B-Umsätzen tatsächlich eine E-Rechnung vorliegt.
Unternehmen sollten daher frühzeitig prüfen, ob sie ab 2027 bereits zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet sind. Maßgeblich ist insbesondere der Gesamtumsatz des Vorjahres. Wer die Grenze von 800.000 Euro überschreitet, sollte die technischen und organisatorischen Voraussetzungen rechtzeitig schaffen. Aber auch kleinere Unternehmen sollten die Umstellung nicht aufschieben, da die vollständige Pflicht spätestens ab 2028 greift.
Fazit: Die E-Rechnung ist kein rein technisches Thema, sondern betrifft Buchhaltung, Steuern, Organisation und interne Abläufe. Unternehmen sollten ihre Rechnungsprozesse jetzt überprüfen, geeignete Softwarelösungen einsetzen und Mitarbeiter entsprechend vorbereiten. Eine frühzeitige Umstellung reduziert Fehler, vermeidet Zeitdruck und erleichtert die Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten und Steuerberatung.
