Die Kleinunternehmerregelung ist für viele Gründer, Selbstständige und kleinere Unternehmen ein wichtiger Einstieg in die Selbstständigkeit. Sie kann die Abwicklung erleichtern, weil auf Ausgangsrechnungen keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird und bestimmte umsatzsteuerliche Pflichten reduziert werden. Gleichzeitig sollte die Regelung nicht automatisch gewählt werden, da sie wirtschaftlich nicht in jedem Fall vorteilhaft ist.

Die Kleinunternehmerregelung ist in § 19 UStG geregelt und betrifft ausschließlich die Umsatzsteuer. Einkommensteuer, Gewerbesteuer oder die Gewinnermittlung bleiben davon unberührt. Wer die Regelung anwendet, stellt seine Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus. Im Gegenzug besteht jedoch kein Recht auf Vorsteuerabzug. Umsatzsteuer, die beispielsweise in Eingangsrechnungen für Waren, Büromaterial, Software, Fahrzeugkosten oder Investitionen enthalten ist, kann daher nicht vom Finanzamt erstattet werden und wird zum Kostenfaktor.

Seit 2025 gelten neue Umsatzgrenzen. Die Kleinunternehmerregelung kann angewendet werden, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 25.000 Euro betragen hat und der Gesamtumsatz im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Maßgeblich ist dabei der Umsatz und nicht der Gewinn. Bei Neugründungen ist grundsätzlich auf die Grenze von 25.000 Euro abzustellen. Gründer sollten ihre Umsätze daher realistisch planen und regelmäßig überwachen.

Wird die Grenze von 25.000 Euro im Vorjahr überschritten, kann die Kleinunternehmerregelung im Folgejahr grundsätzlich nicht mehr angewendet werden. Ab dem 1. Januar des Folgejahres gilt dann die Regelbesteuerung. Das bedeutet, dass Umsatzsteuer in den Rechnungen ausgewiesen, an das Finanzamt abgeführt und regelmäßig Umsatzsteuer Voranmeldungen abgegeben werden müssen. Besonders wichtig ist die Grenze von 100.000 Euro im laufenden Jahr. Wird diese überschritten, endet die Kleinunternehmerregelung nicht erst zum Jahreswechsel. Bereits der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, unterliegt der Umsatzsteuer.

Ein Unternehmer kann auch freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und zur Regelbesteuerung wechseln. Das kann sinnvoll sein, wenn größere Investitionen geplant sind oder überwiegend Geschäftskunden betreut werden, die selbst zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. In diesen Fällen ist der Umsatzsteuerausweis für den Kunden häufig kein Nachteil, während der Unternehmer selbst die Vorsteuer aus Eingangsrechnungen geltend machen kann. Der Verzicht wird gegenüber dem Finanzamt erklärt, beispielsweise bereits im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, durch gesonderte Mitteilung oder im Rahmen der Umsatzsteuererklärung. Zu beachten ist, dass der freiwillige Verzicht grundsätzlich für mindestens fünf Kalenderjahre bindend ist.

Auch ein Wechsel zurück zur Kleinunternehmerregelung ist möglich, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen wieder erfüllt sind. 

Kleinunternehmer dürfen in ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Die Rechnung muss stattdessen einen Hinweis enthalten, dass aufgrund der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird. Wird versehentlich Umsatzsteuer ausgewiesen, schuldet der Unternehmer diese.

Die Kleinunternehmerregelung bietet vor allem eine einfachere Abwicklung und kann bei Privatkunden einen Preisvorteil darstellen. Der wesentliche Nachteil liegt jedoch im fehlenden Vorsteuerabzug. Entscheidend sind daher die Höhe der Umsätze, die Kundenstruktur, geplante Investitionen und die weitere Entwicklung des Unternehmens.

Fazit: Die Kleinunternehmerregelung kann für Gründer, nebenberuflich Selbstständige und Unternehmer mit geringen Umsätzen eine sinnvolle Vereinfachung sein. Sie sollte jedoch bewusst gewählt und regelmäßig überprüft werden. Wer steigende Umsätze erwartet oder größere Investitionen plant, sollte frühzeitig prüfen, ob die Regelbesteuerung langfristig vorteilhafter ist.