Digitale Personalakte ab 2027: Was Arbeitgeber jetzt beachten sollten
Die Digitalisierung schreitet auch im Personalwesen weiter voran. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber bestimmte Unterlagen, die für die Sozialversicherung und die Lohnabrechnung relevant sind, verpflichtend elektronisch führen. Wichtig ist dabei: Es besteht keine generelle Pflicht, die gesamte Personalakte eines Mitarbeiters vollständig zu digitalisieren. Die gesetzliche Verpflichtung betrifft insbesondere die sogenannten Entgeltunterlagen nach § 8 der Beitragsverfahrensverordnung, kurz BVV.
Zu diesen Unterlagen gehören beispielsweise Nachweise zur Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit, Unterlagen zur Beschäftigung ausländischer Arbeitnehmer, Meldedaten zur Sozialversicherung sowie Anträge von Minijobbern zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht. Auch weitere Nachweise, die für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind, müssen elektronisch verfügbar sein.
Die elektronische Führung dieser Unterlagen ist grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2022 vorgesehen. Arbeitgeber konnten sich jedoch auf Antrag bei der Deutschen Rentenversicherung bis zum 31. Dezember 2026 von dieser Verpflichtung befreien lassen. Diese Übergangsregelung endet zum Jahreswechsel. Spätestens ab dem 1. Januar 2027 müssen daher auch bislang befreite Arbeitgeber die betreffenden Entgeltunterlagen elektronisch führen.
Erhält der Arbeitgeber einen erforderlichen Nachweis weiterhin in Papierform, muss dieser grundsätzlich in ein elektronisches Format umgewandelt werden. Eine Speicherung beispielsweise als PDF oder Bilddatei ist möglich. Die Unterlagen müssen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und lesbar sein. Papieroriginale dürfen nicht automatisch sofort vernichtet werden, da je nach Dokument weitere Aufbewahrungspflichten bestehen können.
Für Arbeitgeber empfiehlt es sich deshalb, die bestehenden Abläufe bereits vor dem Jahreswechsel zu überprüfen. Insbesondere sollte geklärt werden, wo die elektronischen Entgeltunterlagen künftig gespeichert werden, wie sie eindeutig den jeweiligen Arbeitnehmern zugeordnet werden können und ob alle für die Lohnabrechnung erforderlichen Nachweise vollständig digital vorliegen.
Fazit
Ab 2027 wird die elektronische Führung bestimmter Personalunterlagen für alle Arbeitgeber verbindlich. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, um ihre Personalverwaltung entsprechend zu organisieren und die Zusammenarbeit mit der Lohnabrechnung beziehungsweise der Steuerkanzlei auf einen durchgängig digitalen Prozess umzustellen.
