Wer einen Steuerbescheid erhält, sollte diesen zeitnah prüfen. Denn für einen Einspruch gilt eine gesetzliche Frist. Wird diese versäumt, wird der Bescheid grundsätzlich bestandskräftig, auch wenn er inhaltlich fehlerhaft ist. Besonders wichtig ist dabei die sogenannte Vier-Tages-Fiktion bei der Bekanntgabe von Steuerbescheiden.

Der Einspruch gegen einen Steuerbescheid muss innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe des Bescheids beim Finanzamt eingehen. Maßgeblich ist also nicht nur das Datum auf dem Steuerbescheid, sondern der Zeitpunkt, zu dem der Bescheid rechtlich als bekannt gegeben gilt.

Wird ein Steuerbescheid per einfachem Brief im Inland übermittelt, gilt er seit 2025 grundsätzlich am vierten Tag nach Aufgabe zur Post als bekannt gegeben. Das ergibt sich aus § 122 Abs. 2 Nr. 1 AO. Die Vorschrift gilt auch für elektronisch übermittelte Verwaltungsakte.

Beispiel:

Das Finanzamt gibt einen Steuerbescheid am Montag, 5. Mai 2025, zur Post. Der Bescheid gilt grundsätzlich am Freitag, 9. Mai 2025, als bekannt gegeben. Die Einspruchsfrist beginnt am Folgetag und endet grundsätzlich mit Ablauf des 9. Juni 2025.

Fällt der vierte Tag auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, verschiebt sich der Bekanntgabezeitpunkt auf den nächsten Werktag. Die Fristberechnung ist daher immer anhand des konkreten Kalenders zu prüfen.

Bis Ende 2024 galt im Regelfall eine Drei-Tages-Fiktion. Seit dem 1. Januar 2025 wurde diese auf vier Tage verlängert. Hintergrund ist die Anpassung an geänderte Postlaufzeiten. Die gesetzliche Vermutung soll weiterhin einen typischen Postlauf abbilden, berücksichtigt aber, dass Briefe regelmäßig länger unterwegs sein können. Die AO enthält seitdem ausdrücklich die Bekanntgabe am vierten Tag nach Aufgabe zur Post.

Für die Praxis bedeutet das: Bei Bescheiden ab 2025 beginnt die Einspruchsfrist in vielen Fällen einen Tag später als früher.

Die Vier-Tages-Fiktion ist eine gesetzliche Vermutung, aber keine unwiderlegbare Regel. § 122 AO enthält ausdrücklich die Einschränkung, dass die Fiktion nicht gilt, wenn der Bescheid nicht oder erst später zugegangen ist. Im Zweifel muss die Finanzbehörde den Zugang und den Zeitpunkt des Zugangs nachweisen.

Allerdings reicht ein bloßes Bestreiten in der Regel nicht aus. Wer geltend macht, der Steuerbescheid sei später zugegangen, muss konkrete Tatsachen vortragen. Dazu können insbesondere gehören:

Der Briefumschlag mit Poststempel oder maschinellem Aufdruck.

Ein dokumentierter Posteingangsstempel in der Kanzlei oder im Unternehmen.

Nachweise über Zustellprobleme im konkreten Zustellgebiet.

Eine nachvollziehbare interne Eingangsdokumentation.

Der BFH hat mit Urteil vom 20. Februar 2025, VI R 18/22, entschieden, dass die Zugangsvermutung nicht allein deshalb entfällt, weil ein Postdienstleister nicht an allen Werktagen zustellt. Auch wenn innerhalb der damaligen Drei-Tages-Frist an einem Samstag keine Zustellung erfolgte und dadurch zwei Tage hintereinander keine Post ankam, blieb die gesetzliche Vermutung grundsätzlich anwendbar.

Wichtig ist dabei: Der BFH verlangt einen substantiierten Vortrag. Der Steuerpflichtige muss Tatsachen darlegen, aus denen sich ernsthafte Zweifel am typischen Zugang innerhalb der gesetzlichen Frist ergeben. Ein allgemeiner Hinweis auf unzuverlässige Postzustellung reicht nicht aus.

Aktuell bedeutsam ist außerdem ein BFH-Beschluss aus 2026 zur Vier-Tages-Fiktion: Ein Briefumschlag mit einem Postaufdruck vom 11. Februar 2025 konnte Zweifel daran begründen, dass die Einspruchsentscheidung bereits am selben Tag zugegangen war. Der BFH beanstandete, dass das Finanzgericht diesen Umstand nicht ausreichend gewürdigt hatte.

Steuerbescheide sollten immer zeitnah nach Eingang geprüft werden. Wer mit dem Bescheid nicht einverstanden ist, sollte den Einspruch nicht bis zum letzten Tag aufschieben.

Der Briefumschlag sollte zumindest bis zum Ablauf der Einspruchsfrist aufbewahrt werden. Gerade bei verspätetem Zugang kann der Umschlag ein wichtiges Beweismittel sein, etwa wenn ein Postaufdruck ein späteres Einlieferungsdatum erkennen lässt.

Unternehmen und Kanzleien sollten den Posteingang dokumentieren. Ein Eingangsstempel oder ein Posteingangsbuch kann im Streitfall helfen, den tatsächlichen Zugang nachvollziehbar darzulegen.

Fazit

Die Vier-Tages-Fiktion ist für die Berechnung der Einspruchsfrist bei Steuerbescheiden zentral. Seit 2025 gilt ein per Post übermittelter Steuerbescheid im Inland grundsätzlich am vierten Tag nach Aufgabe zur Post als bekannt gegeben. Ab diesem Zeitpunkt läuft die einmonatige Einspruchsfrist.

Die aktuelle BFH-Rechtsprechung zeigt jedoch: Die Bekanntgabefiktion kann widerlegt werden, wenn konkrete und nachvollziehbare Umstände gegen einen Zugang innerhalb der gesetzlichen Frist sprechen. Deshalb sollten Steuerpflichtige Steuerbescheide sofort prüfen, Umschläge aufbewahren und den tatsächlichen Posteingang dokumentieren. Bei Zweifeln an der Fristberechnung sollte der Einspruch vorsorglich eingelegt und die Begründung nachgereicht werden.