Geschäftliche Bewirtungen gehören in vielen Unternehmen zum Alltag. Ob ein Essen mit Kunden, Geschäftspartnern oder potenziellen Auftraggebern steuerlich berücksichtigt werden kann, hängt jedoch von bestimmten Voraussetzungen ab. Bewirtungsaufwendungen sind nur dann als Betriebsausgabe abziehbar, wenn sie betrieblich oder geschäftlich veranlasst, angemessen und ordnungsgemäß nachgewiesen sind.

Eine geschäftlich veranlasste Bewirtung liegt zum Beispiel vor, wenn im Rahmen eines Kundentermins, einer Vertragsverhandlung oder einer geschäftlichen Besprechung Speisen und Getränke gereicht werden. In diesen Fällen können 70 Prozent der angemessenen Bewirtungskosten als Betriebsausgabe abgezogen werden. Die verbleibenden 30 Prozent sind steuerlich nicht abziehbar. Die enthaltene Vorsteuer kann bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern grundsätzlich vollständig geltend gemacht werden, sofern eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.

Wichtig ist, dass die Bewirtung vollständig dokumentiert wird. Neben der Rechnung müssen insbesondere der Ort und der Tag der Bewirtung, die teilnehmenden Personen, der konkrete Anlass sowie die Höhe der Aufwendungen festgehalten werden. Allgemeine Angaben wie „Geschäftsessen“ oder „Besprechung“ sind häufig zu ungenau. Besser ist eine konkrete Beschreibung, zum Beispiel „Besprechung zur geplanten Zusammenarbeit im Projekt XY“.

Besondere Aufmerksamkeit gilt der Rechnung. Diese sollte maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Außerdem müssen die Speisen und Getränke nachvollziehbar aufgeführt werden. Bei Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro brutto gelten die erleichterten Anforderungen für Kleinbetragsrechnungen. In diesem Fall reichen unter anderem Angaben zum Restaurant, das Ausstellungsdatum, die Art und der Umfang der Leistung sowie der Rechnungsbetrag mit Umsatzsteuerangabe aus. Liegt der Rechnungsbetrag über 250 Euro brutto, muss eine vollständige Rechnung vorliegen. Diese muss insbesondere auch auf den Unternehmer oder das Unternehmen ausgestellt sein und weitere Pflichtangaben wie eine Rechnungsnummer sowie die Steuernummer oder Umsatzsteuer Identifikationsnummer des Restaurants enthalten.

Bewirtungskosten sollten außerdem immer angemessen sein. Ob die Höhe der Kosten angemessen ist, hängt vom Anlass, der Branche, der Unternehmensgröße und den beteiligten Personen ab. Unangemessen hohe Aufwendungen können steuerlich gekürzt werden.

Fazit: Bewirtungsaufwendungen können steuerlich berücksichtigt werden, wenn sie geschäftlich veranlasst, angemessen und ordnungsgemäß belegt sind. Besonders wichtig sind ein vollständiger Bewirtungsbeleg, ein konkreter Anlass und bei Rechnungen über 250 Euro brutto eine ordnungsgemäße Rechnung auf den Unternehmer oder das Unternehmen. Bewirtungskosten können außerdem auch als Werbungskosten bei den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit in Betracht kommen, wenn sie beruflich veranlasst sind und im Zusammenhang mit dem Anstellungsverhältnis stehen.